Med hjælp fra vores guide, vil du nemt og hurtigt kunne lave et sæt vedtægter til din forening. Følg nedenstående vejledning, som guider dig gennem processen step for step. Men først en kort forklaring af, hvad vedtægter egentlig er.
Jeres forenings vedtægter kan groft sagt defineres som jeres grundlov. Det er de regler, der gør sig gældende for fællesskabet, og som beskriver de grundlæggende fremgangsmåder i foreningen iht. optagelse af nye medlemmer, hvordan beslutninger træffes m.m. Vedtægter i en forening er altså retningslinjerne for foreningens virke og skal desuden forhindre, at enkeltpersoner bliver for egenrådige.
Når først I har lavet jeres vedtægter, er det kompliceret at ændre dem igen. Derfor er det vigtigt, at I gennemarbejder dem fra start. Nedenstående vejledning gennemgår, hvad der som minimum bør indgå i foreningens vedtægter – og hvorfor, så I nemt kan komme i gang med at lave jeres forenings vedtægter.
Step 1: Foreningens navn og hjemsted
Første step i at lave vedtægter i jeres forening er, at notere foreningens navn og hjemsted ned. Start derfor jeres vedtægter med at besvare følgende spørgsmål:
- Hvad er navnet på jeres forening?
- Hvornår er foreningen blevet stiftet?
- Hvilken kommune hører foreningen under?
- Har foreningen en fast adresse eller har den adresse hos f.eks. formanden?
Step 2: Foreningens formål
En af de vigtigste punkter i jeres vedtægter, er foreningens formål. Sørg derfor for at være helt afklaret med dette, når I laver vedtægter. Her er det især vigtigt at sikre, at I har et almennyttigt formål.
Med et almennyttigt formål menes der, at jeres forening ønsker at fremme fællesskabets interesser – dermed ikke kommercielle eller individuelle interesser. Et eksempel på et almennyttigt formål kunne eksempelvis være:
“Foreningens formål er at skabe de bedste muligheder for udøvelse af tennisspillet samt mulighed for dygtiggørelse blandt alle uanset køn, nationalitet, alder og færdigheder. Hertil at styrke sammenholdet blandt medlemmerne.”
En af grundende til, at det er vigtigt med et almennyttigt formål for at kunne søge fondsmidler, er at mange fonde kun kan støtte almennyttige formål.
Step 3: Foreningens medlemsforhold
I jeres forenings vedtægter, bør I notere ned, hvornår man betragtes som medlem, samt hvad et medlemskab indebærer. Det kan eksempelvis gøres ved at beskrive hvordan og hvornår man er registreret som medlem, herunder kontingentbetaling, hvordan udmeldingsprocessen foregår, samt opsigelse/eksklusion af illoyale medlemmer.
Step 4: Generalforsamling
En generalforsamling er jeres forenings øverste myndighed. Det betyder blandt andet, at alle de spørgsmål, der ikke kan afgøres på baggrund af vedtægterne, vil blive bragt op her. Under dette punkt i jeres vedtægter bør I medtage følgende:
- Hvordan indkalder I til generalforsamling?
- Hvor lang tid i forvejen skal I varsle om generalforsamling?
- Hvornår skal en dagsorden ligge klar til bestyrelsen?
- Hvornår skal en dagsorden ligge klar til medlemmerne?
- Hvem har stemmeret til generalforsamlingerne?
- Hvordan afgør I vedtægtsændringer?
- Hvem tager referat til generalforsamlingerne?
- Hvornår kan der indkaldes til ekstraordinær generalforsamling? Hvad er grundlaget for dette?
Generalforsamlingen er altså et vigtigt punkt i jeres vedtægter, så sørg derfor for at have sat jer godt ind i dette, når I laver jeres forenings vedtægter.
Step 5: Bestyrelsen
Et andet vigtigt punkt i jeres vedtægter, er foreningens bestyrelse. Det er nemlig bestyrelsen, der står for den daglige ledelse af foreningen. Her bør I have afklaret, hvor mange medlemmer, der kan være i jeres bestyrelse, hvor længe et bestyrelsesmedlem kan vælges ind for og om bestyrelsesmedlemmer kan genvælges, samt hvor mange bestyrelsesmedlemmer, der skal være til stede, før bestyrelsen er beslutningsdygtig. Derudover kan det være en fordel at have valgt en suppleant eller to til bestyrelsen i tilfælde af, at et bestyrelsesmedlem forlader sin post i den indvalgte periode.
Step 6: Regnskab & økonomi
Når der skal laves vedtægter, kommer I ikke udenom økonomien. Dette afsnit bør indeholde jeres regnskabsperiode, som typisk hænger sammen med, hvornår I afholder generalforsamling. Typisk føres regnskabet af foreningens kasserer og skal indeholde en oversigt over både indtægter og udgifter, samt en samlet status. Herefter skal I overveje, hvem der er ansvarlig for at udarbejde regnskabet. Det vil ofte være jeres bestyrelse, der tager sig af denne post, hvorefter regnskabet bør revideres af en revisor til generalforsamlingerne.
Step 7: Tegningsret
Hvem har ret til at indgå aftaler på vegne af foreningen? Sørg for at have noteret dette ned i jeres vedtægter, så der er fuldstændig klarhed over foreningens tegningsret. Det kan eksempelvis være i forbindelse med indkøb af klubtøj og materialer, tilmelding til kurser eller stiftelse af gæld. Tegningsretten kan både gives til enkelte medlemmer eller til et særligt udvalg. Ofte er det f.eks. formanden og kassereren i forening eller hele bestyrelsen.
Der kan dog sættes minimumsgrænser på, så man ikke skal have alles underskrift, hver gang der skal hæves f.eks. 500 kr. Yderligere kan det kræve hele bestyrelsens underskrift, for at der kan optages lån.
Step 8: Vedtægtsændringer
Hvornår kan der indgås vedtægtsændringer? Og hvad kræver det at vedtage en vedtægtsændring? Jeres vedtægter fungerer som sagt som en slags grundlov for jeres forening, så derfor er det vigtigt, at I også har nedskrevet, hvordan det foregår, når der skal foretages ændringer i jeres forenings vedtægter.
Step 9: Opløsning af foreningen
I forbindelse med, at I laver jeres vedtægter, er det også vigtigt at overveje, hvad der skal ske i tilfælde af, af foreningen går i opløsning. Først og fremmest bør I overveje, hvad der kræves før at opløsningen kan vedtages: hvem og hvor mange skal som minimum være til stede for at træffe en sådan beslutning?
Efterfølgende er det vigtigt, at I beslutter, hvad der skal ske med jeres forenings formue og/eller midler: hvem skal være modtager af disse, og hvorfor?
Det er også vigtigt, at midlerne gives videre til lignende, almennyttige formål. Ellers kan I risikere at fonde ikke kan støtte jer – selv de måske gerne ville.
Et par ekstra tips og tricks til når I skal lave jeres forenings vedtægter
Der er altså mange ting, som skal tages højde for, når I laver jeres forenings vedtægter. Men ved at følge ovenstående steps er I rigtig godt på vej – både til at få nedskrevet jeres vedtægter, og til at opnå større chance for fondenes støtte, nu hvor I har foreningens vedtægter på plads.
Her til sidst får I lige et par ekstra tips, der kan være gode at gøre brug af, når I skal lave jeres vedtægter. Det kan nemlig være en rigtig god idé at lave en Google-søgning og læse flere lignende foreningers vedtægter. Her kan I få gode idéer til formuleringer, og hvordan I kan forme jeres forenings vedtægter.
I kan desuden ofte få hjælp til udarbejdelse af vedtægter i jeres kommunes fritidsafdeling. De hjælper jer gerne og kan også svare på, om de kan godkendes af kommunen, så I evt. kan opnå tilskud herfra.
Et allersidste tip: Sørg altid for, at jeres vedtægter bliver kontrolleret, godkendt og læst igennem, inden I afholder stiftende generalforsamling (eller får rettelser godkendt på en ordinær generalforsamling). Det er meget ærgerligt efterfølgende at konstatere, at der er en formulering, som skal laves om. Så kan I være nødt til at indkalde alle medlemmer igen til en ekstraordinær generalforsamling – og det er spild af alles tid.
Rigtig god fornøjelse med jeres forening og jeres nye vedtægter!
