Guide til brevfletning i Word, Excel og Outlook

BrevfletningI de fleste foreninger skal der jævnligt skrives breve eller mails til foreningens medlemmer. Det kan hurtigt blive kedeligt og upersonligt, hvis man sender det samme brev eller den samme mail til alle medlemmer. Man kan nemlig øge engagementet hos medlemmerne, hvis de føler sig værdsat ved at man har skrevet et mere personligt brev til dem.

Men for ikke at overdrive tidsforbruget, findes der en smart måde, hvor du kan kombinere et standard brev med personlige oplysninger. Det kræver at du fører en medlemslist i Excel og skriver brevet i Word.

Jeg har fået Mikkel Sciegienny fra Proximo.dk til at skrive en guide til hvordan du gør. Mikkel er ekspert i office-programmerne fra Microsoft, så jeg er super glad for at kunne stille denne guide til rådighed for dig her. Gregersen out, ordet over til Mikkel:

Send hurtigt emails til mange på én gang med Word

Der kan opstå mange situationer hvor der er behov for at sende mange emails ud på én gang til flere forskellige personer. Måske løser du det lige nu, ved blot at angive vedkommendes email i ’Til’-feltet? Men hvad nu, hvis du gerne vil sende en besked til 100 personer?

Så bliver det hurtigt en langsommelig og ineffektiv affære.

Heldigvis findes der en smartere (og nemmere) måde at gøre det på.

Nemlig ved hjælp af brevfletning af e-mails i Word.

Ved at bruge brevfletning i Word kan du både sende mange e-mails ud på én gang, men du kan også skrive noget unikt i hver e-mail – uden at bruge meget mere end et par minutter på det. Altså ikke per e-mail, men totalt!

Lad os kigge nærmere på et eksempel, så det bliver lidt nemmere at forstå og så du virkeligt kan fornemme potentialet af det.

Hvornår har du brug for brevfletning?

Lad os sige, at du har en hjemmeside, hvor folk kan skrive sig op til dit nyhedsbrev.

Nu vil du gerne sende en e-mail ud til alle de tilmeldte for at gøre opmærksom på, at du har udgivet et kursus de kan købe.

Du synes at det kunne være fedt at gøre e-mailen lidt personlig, så den ikke virker så generisk og kedelig.

Du vil eksempelvis gerne have, at e-mailen starter med ’Kære Christian’ til den e-mail der sendes til Christian – og ’Kære Mette’ til den e-mail som sendes til Mette.

Som udgangspunkt kan man jo blot sende e-mails individuelt, men hvis du skal sende til 10, 100 eller flere tusinde, så er det en alt for tidskrævende proces.

Så skal du have en maskine til at gøre det for dig – og her kommer Office-pakken og brevfletning ind i billedet.

Dette kræves for at kunne bruge brevfletning af emails i Word:

  • Du skal have installeret Word, Excel og Outlook.
  • Du skal have tilknyttet din e-mailadresse til Outlook.
  • Du skal have en liste med e-mailadresser og navne i Excel.
  • Du skal skrive e-mailen i Word.

Har du styr på ovenstående?

Så lad os straks se nærmere på, hvordan du gør i praksis.

Tip: Før vi går i gang med guiden til brevfletning herunder, så har vi også lavet 2 øvelsesfiler så du selv kan prøve kræfter med brevfletning til trods for, at du måske ikke lige har nogle passende filer liggende.

Word dokument (højreklik og vælg “Gem link som”)

Excel dokument (højreklik og vælg “Gem link som”)

Nedenstående guide er skrevet udfra de nyeste Office 2016 programmer, men det er næsten helt det samme med 2010 programmerne. Ligesom der heller ikke burde være de store ændringer, hvis du har Office 2007. 

Trin 1: Skriv e-mailen

Det første du skal gøre er, at skrive den e-mail du vil sende i et Word dokument.

I dette eksempel skriver vi følgende:

Skriv e-mailen

Læg mærke til, at der er gjort plads efter ”Kære” til at indsætte navnet på personen du vil sende til.

Trin 2: Sørg for at navne og e-mailadresser er opstillet korrekt i Excel

For at Word kan forstå din data og hente de korrekte navne til de specifikke e-mails, så skal din data i Excel være opstillet i liste form.

Det vil sige, at dit Excel-ark skal se nogenlunde sådan her ud:

Excel ark med medlemmer

Rækkefølgen af kolonnerne er ikke vigtig.

Det vigtigste er at, emails og navne fremgår i samme række.

Eksempelvis, så skal emailen i række 2 (jens.sigurdsson554@gmail.com) tilhøre navnet i række 2 (Jens Sigurdsson) osv.

Hver ny person i dit Excel-ark skal være registreret på en ny række, således at listen udbygges lodret ned.

Trin 3: Start brevfletningen fra Word

Gå tilbage til den e-mail, som du har skrevet i Word og tryk på fanen ’Forsendelser’ i menulinjen.

Herefter trykker du på knappen ’Start Brevfletning’ og derefter ’Guiden Trinvis Brevfletning’.

Trinvis brevfletning

Nu åbnes en bar i højre side af skærmen som hedder ’Brevfletning’.

Trin 4: Selve brevfletningen

Vælg ’Mails’ og tryk på ’Næste: Startdokument’ nederst i baren.

Selve brevfletningen

Tryk på ’Brug det aktuelle dokument’ og fortsæt ved a trykke på ’Næste: Vælg modtagere’ nederst i baren.

Brug det aktuelle dokument

Her sørger du for, at ’Brug en eksisterende liste’ er markeret og trykker derefter på ’Gennemse…’

Brug en eksisterende liste

Her vælger du din liste med navne og e-mails i Excel og klikker ’Åbn’.

Find dit excel dokument

Herefter vælger du det ark, som alle navne og e-mails ligger i.

Vælg det rette ark i excel

I den næste boks der kommer frem har du mulighed for at vælge enkelte personer fra, som ikke skal med i brevfletningen.

Dette gør du ved at fjerne fluebenet i afkrydsningsfeltet ud fra den pågældende person.

Når du er færdig med dette trykker du blot på ’OK’.

Vælg hvilke personer der skal med

 

Derefter trykker du på ’Næste: Skriv mailmeddelelse’ i bunden af baren til højre på skærmen.

Skriv mailmeddelelsen

Nu er du nået til trin 4 i brevfletningen og er næsten færdig.

Du skal nu indsætte felter i den besked du har skrevet i Word, som sørger for at hente de rigtige navne ind i meddelelsen når den sendes.

Det gør du sådan her:

Gå hen til ordet ’Kære’ i starten af meddelelsen.

Sørg for at markøren er lige efter ordet og tryk på mellemrumstasten en enkelt gang.

Tryk derefter på ’Flere elementer…’ i Brevfletnings-baren.

Flere elementer

I den pop-up boks der kommer frem vælger du ’Fornavn’ og trykker derefter på ’Indsæt’ – og derefter på ’Luk’.

Vælg fornavn

Du kan nu se, at der er indsat en ”kode” som gør at fornavnet på personen i Excel-arket automatisk kommer til at stå efter kære.

Kode indsat for fornavn

Tryk derefter på ’Næste: Gennemse mailmeddelelse’.

Gennemse mailmeddelelse

Her kan du gennemse resultaterne af din brevfletning.

Når du klikker på pilen til højre i brevfletnings-baren, så kan du se at navnene skifter efter ’Kære’ i meddelelsen.

Brevfletningen virker

 

Derefter trykker du på ’Næste: Afslut brevfletningen’, og trykker på ’Mail…’.

Flet til e-mail

I den næste boks der kommer frem gør du følgende:

  • Her vælger du ’Email’ hvis den ikke allerede er valgt.
  • Her indtaster du det, som skal stå i emnefeltet i den e-mail du vil sende.
  • Her vælger du om der skal udelukkes nogle personer fra din Excel-liste. Det har du formentligt allerede valgt tidligere.
  • Tryk på ’OK’ når du er klar til at sende e-mailen. OBS: E-mailen bliver sendt lige efter du trykker ’OK’.

Brevfletning til e-mail

Du kan nu åbne Outlook og kontrollere at dine mails er blevet sendt, hvis du er i tvivl.

Du behøver ikke at have Outlook åbent for at kunne bruge brevfletning i Word.

Du har nu lært at bruge brevfletning i Word til at sende e-mails ud til en masse mennesker på én gang.

Det er et ekstremt effektivt (og billigt) værktøj – og en af de eneste muligheder du har for, at sende en mere personlig mail ud.

Du behøver ikke at gøre det så simpelt som jeg har gjort her.

Det kan eksempelvis sagtens tænkes, at du vil skrive ud til dine eksisterende kunder og i e-mailen nævne hvilke produkt de har købt. Det kan du så gøre ved at indsætte denne information som et fletfelt og gentage samme proces, som da vi indsatte navnet i denne guide.

Det kræver blot at du har det hele registreret i Excel arket.

God fornøjelse med fletningen!

Kunne du lide artiklen?
Tilmeld nyhedsbrev

Kommentarer

  1. Rigtig god vejledning. Har blot problemer med decimaler på tal og beregninger. Enten er der for mange eller slet ingen. Hvordan kan det styres?

Skriv kommentar

*